Assinatura Eletrônica para Empresas e PMEs: Guia de Implementação [2026]
Equipe GeraContratos
Especialistas em Contratos e Direito Imobiliario
Se sua empresa ainda imprime contratos, coleta assinaturas presenciais e paga cartório para reconhecer firma, está perdendo tempo e dinheiro. A assinatura eletrônica é a forma mais eficiente de formalizar acordos comerciais, e a implementação é mais simples (e barata) do que você imagina.
Neste guia, você vai aprender como implementar a assinatura eletrônica na sua empresa, por onde começar, qual plataforma escolher e qual o retorno sobre investimento esperado.
Por que empresas devem adotar assinatura eletrônica
Benefícios comprovados:
- Redução de 80% no tempo de assinatura de contratos (de dias para minutos)
- Economia de R$ 20 a R$ 50 por contrato em custos de cartório e impressão
- Clientes e fornecedores assinam de qualquer lugar, sem deslocamento
- Trilha de auditoria completa para compliance e auditoria
- Armazenamento digital organizado, sem papel e sem espaço físico
- Experiência profissional que transmite modernidade e confiança
Quais documentos digitalizar primeiro
Não é necessário digitalizar tudo de uma vez. Comece pelos documentos que geram maior volume e maior custo:
Ordem recomendada de implementação:
Contratos de prestação de serviços
Maior volume em PMEs. Cada contrato envolve pelo menos 2 assinaturas. ROI imediato
Propostas comerciais e orçamentos
Aceite rápido agiliza o fechamento de vendas e reduz ciclo comercial
NDAs e termos de confidencialidade
Frequentes em negociações. Assinatura rápida não atrasa o início de conversas
Contratos de trabalho e aditivos
RH se beneficia enormemente com onboarding digital
Contratos com fornecedores
Padronize e agilize a formalização com toda a cadeia de suprimentos
Escolha da plataforma por porte de empresa
Plataforma ideal por porte
| Porte | Volume mensal | Plataforma recomendada | Custo estimado | |
|---|---|---|---|---|
| MEI / Autônomo | 1-5 docs | Gov.br + GeraContratos | Gratuito a R$ 39,90/contrato | |
| Micro (1-5 pessoas) | 5-20 docs | ZapSign ou Autentique | R$ 29 a R$ 50/mês | |
| Pequena (5-20 pessoas) | 20-50 docs | ClickSign ou D4Sign | R$ 39 a R$ 100/mês | |
| Média (20-100 pessoas) | 50-200 docs | ClickSign ou DocuSign | R$ 100 a R$ 500/mês | |
| Grande (100+ pessoas) | 200+ docs | DocuSign ou ClickSign Enterprise | Sob consulta |
ROI da assinatura eletrônica para PMEs
O retorno sobre investimento é rápido e significativo. Considere uma PME que assina 30 contratos por mês:
Cálculo de ROI mensal
| Custo | Processo manual | Com assinatura eletrônica | |
|---|---|---|---|
| Cartório (firma reconhecida) | R$ 900 (30 × R$ 30) | R$ 0 | |
| Impressão e cópias | R$ 150 (30 × R$ 5) | R$ 0 | |
| Tempo da equipe (2h × 30) | 60 horas/mês | 5 horas/mês | |
| Plataforma de assinatura | R$ 0 | R$ 50 a R$ 100/mês | |
| Total mensal | R$ 1.050 + 60h | R$ 50-100 + 5h |
Economia estimada: R$ 950/mês e 55 horas de trabalho para uma PME com 30 contratos/mês. O investimento se paga no primeiro mês.
Passo a passo para implementar na sua empresa
Guia de implementação:
- Mapeie os documentos: liste todos os tipos de contratos e documentos que sua empresa assina mensalmente
- Priorize por volume e custo: comece pelos que geram mais assinaturas e mais despesa com cartório
- Escolha a plataforma: considere volume, orçamento, integrações necessárias e facilidade de uso
- Crie templates padronizados: use o GeraContratos para gerar modelos de contratos personalizados para seu segmento
- Treine a equipe: demonstre o processo para todos que lidam com contratos (comercial, jurídico, RH)
- Comunique a mudança: avise clientes e fornecedores sobre a nova forma de assinatura
- Monitore e otimize: acompanhe taxa de adesão, tempo de assinatura e economia gerada
Segurança e compliance
Cuidados importantes para empresas:
- Escolha plataformas com trilha de auditoria completa (quem assinou, quando, de onde)
- Verifique se a plataforma está em conformidade com a LGPD (proteção de dados dos signatários)
- Para setores regulados, verifique se há exigência específica de certificado ICP-Brasil
- Mantenha backup dos documentos assinados em servidor seguro ou nuvem com criptografia
- Estabeleça política interna sobre quando usar cada tipo de assinatura
Perguntas frequentes
FAQ sobre assinatura eletrônica para empresas
Minha empresa precisa de certificado digital para usar assinatura eletrônica?
Para assinar contratos: não. A assinatura eletrônica simples ou avançada é suficiente. A empresa só precisa de certificado digital ICP-Brasil se emitir nota fiscal eletrônica, participar de licitações ou se houver exigência regulatória do setor.
O cliente pode contestar um contrato assinado eletronicamente?
Pode contestar, assim como poderia contestar uma assinatura em papel. Porém, a trilha de auditoria das plataformas (IP, data, hora, método de autenticação) torna a contestação muito mais difícil. O ônus da prova recai sobre quem questiona.
Como faço se um cliente não aceita assinatura eletrônica?
Ofereça alternativas: Gov.br (gratuito e oficial), plataforma de assinatura com link por email ou, em último caso, aceite assinatura física para aquele cliente específico. A maioria das objeções desaparece quando o processo é explicado.
Assinatura eletrônica é segura contra fraudes?
Mais segura que assinatura em papel, na verdade. A trilha de auditoria registra IP, localização, data, hora e método de autenticação de cada signatário — informações impossíveis de obter com assinatura física.
Se sua empresa presta serviços e precisa de contratos personalizados, o GeraContratos gera documentos profissionais para mais de 27 segmentos com assinatura digital integrada.
Gerar contrato empresarial com assinatura digital
Gerar meu contratoA assinatura eletrônica não é mais diferencial competitivo — é requisito operacional. Empresas que ainda dependem de papel e cartório estão gastando mais e fechando negócios mais devagar.