Como Notificar Cliente que Não Paga: Modelo e Passo a Passo
Equipe GeraContratos
Especialistas em Contratos e Direito Imobiliário
Para notificar um cliente que não paga, envie um documento escrito que identifique você e o cliente, descreva o serviço contratado e entregue, informe o valor, o vencimento e o prazo para pagar, e diga quais medidas legais podem vir depois. Mande por um meio que prove o recebimento, como carta com AR, e-mail com confirmação ou cartório. Se a dívida tinha data de vencimento, o cliente já está em mora desde esse dia (Código Civil, art. 397): a notificação formaliza a cobrança, registra a sua boa-fé e abre caminho para acordo, protesto ou Juizado. Abaixo estão o momento certo, as provas, um modelo comentado e o que fazer se o prazo vencer.
Quando notificar o cliente que não paga
A notificação formal não é o primeiro contato. Antes dela vêm os lembretes: uma mensagem no dia seguinte ao vencimento, outra alguns dias depois, uma ligação. Esses contatos resolvem boa parte dos atrasos por esquecimento, e ainda viram prova de que você tentou resolver por bem. Se você quer montar essa sequência antes de partir para o documento, a Quitou, que automatiza a cobrança pelo WhatsApp, descreve um roteiro de mensagens para cliente em atraso que funciona como degrau anterior à notificação.
A hora de notificar formalmente chega quando acontece uma destas situações:
- O cliente parou de responder depois de dois ou três lembretes, ou responde sem nunca dizer quando vai pagar.
- Ele contesta o serviço só depois de receber a cobrança, sem ter reclamado na entrega. Registrar a sua versão por escrito, agora, pesa se o caso chegar ao juiz.
- Você pretende protestar, negativar ou ir ao Juizado. A notificação não é requisito para a maioria desses caminhos, mas mostra que o cliente teve uma última chance clara.
- Não havia data de pagamento combinada. Nesse caso a notificação é o que coloca o cliente em mora, como explicado abaixo.
- O prazo de prescrição está andando. Quanto mais tempo passa, menos margem você tem para os passos seguintes.
Com vencimento ou sem vencimento: o que a notificação muda
O Código Civil separa duas situações, e a maior parte dos modelos na internet ignora a diferença:
Código Civil, art. 397: O inadimplemento da obrigação, positiva e líquida, no seu termo, constitui de pleno direito em mora o devedor. Parágrafo único. Não havendo termo, a mora se constitui mediante interpelação judicial ou extrajudicial.
Na prática do prestador de serviço:
- Orçamento ou contrato com data de pagamento (por exemplo, 50% na aprovação e 50% na entrega, ou boleto com vencimento no dia 10): o cliente entrou em mora no dia seguinte ao vencimento, sem aviso nenhum. Juros e correção contam desde o vencimento, e não desde o recebimento da notificação.
- Serviço feito sem data de pagamento combinada (o famoso "acerta depois"): a mora só começa quando você interpela o cliente. Aqui a notificação tem efeito jurídico direto, e o prazo que você der nela precisa ser razoável.
Muitos modelos dizem que os juros passam a correr a partir do recebimento da notificação. Isso só vale para a dívida sem vencimento. Se havia data certa, cobrar juros apenas do recebimento é deixar dinheiro na mesa. Depois de constituído em mora, o devedor responde pelos prejuízos que ela causar, mais juros, atualização monetária e honorários de advogado (Código Civil, art. 395).
Reúna as provas antes de escrever
A notificação é tão forte quanto a prova que você tem do serviço. Separe tudo antes de escrever, porque o texto vai citar esses documentos e, se o caso avançar, eles vão junto.
Provas que vale juntar ou citar na notificação
- Contrato assinado ou, na falta dele, o orçamento aprovado pelo cliente ("pode fazer", "aprovado", "fechado" no WhatsApp ou por e-mail)
- Mensagens em que o cliente combina valor, prazo ou forma de pagamento
- Nota fiscal de serviço emitida, ou o recibo, com a descrição do que foi feito
- Prova da entrega: e-mail com os arquivos, termo de aceite, fotos da obra concluída, link publicado, relatório final
- Mensagens em que o cliente usa ou elogia o serviço depois de entregue
- Os lembretes de cobrança que você já enviou, com as datas
- Cálculo do valor: principal, vencimento de cada parcela e acréscimos previstos
Conversa de WhatsApp é prova. O Código Civil, art. 225, diz que as reproduções eletrônicas de fatos ou de coisas fazem prova plena se a parte contra quem forem exibidas não lhes impugnar a exatidão. Por isso, exporte a conversa inteira (e não só prints soltos), guarde o celular e mantenha os arquivos originais. Se o cliente puder apagar mensagens ou negar a conversa, uma ata notarial feita em cartório reforça a prova; ela não é obrigatória, mas é útil em valor alto.
Se você trabalha sem contrato, o orçamento aprovado por escrito cumpre boa parte do papel. O guia de como fazer um orçamento de serviço mostra o que colocar nele para que, num atraso futuro, a prova de valor e prazo já esteja pronta.
O que escrever na notificação de cobrança
A notificação de cobrança de serviço segue a estrutura de qualquer notificação extrajudicial, que o guia de como fazer uma notificação extrajudicial detalha. O que muda é o miolo: você precisa provar que fez a sua parte antes de exigir a do cliente.
As partes do documento, na ordem:
- Título: NOTIFICAÇÃO EXTRAJUDICIAL, com a referência "Cobrança de valores em atraso".
- Notificante: seu nome ou razão social, CPF ou CNPJ, endereço e contato. Se o cliente é consumidor, esses dados são obrigatórios em qualquer documento de cobrança (CDC, art. 42-A).
- Notificado: nome ou razão social, CPF ou CNPJ e endereço do cliente. Use o endereço do contrato ou da nota fiscal.
- Origem da dívida: o contrato ou o orçamento aprovado, com a data e o meio da aprovação.
- Serviço entregue: o que foi feito, quando foi concluído e como foi entregue ou aceito.
- Valor e vencimento: o valor de cada parcela em aberto, a data em que venceu e o total.
- Acréscimos: multa, juros e correção, só como previstos no contrato ou na lei.
- Prazo e forma de pagamento: quantos dias, contados do recebimento, e os dados para pagar (Pix, conta, boleto).
- Medidas se não houver pagamento: as que a lei permite, ditas de forma objetiva: protesto, cadastro de inadimplentes quando cabível, ação judicial.
- Abertura para acordo: um canal para o cliente propor parcelamento ou apresentar comprovante, se já pagou.
- Local, data e assinatura.
Modelo de notificação para cliente que não pagou o serviço
O texto abaixo é um ponto de partida para adaptar ao seu caso. Troque tudo o que está entre colchetes e apague o que não se aplica.
NOTIFICAÇÃO EXTRAJUDICIAL. Ref.: cobrança de valores em atraso. NOTIFICANTE: [nome ou razão social], [CPF ou CNPJ], com endereço em [endereço], e-mail [e-mail]. NOTIFICADO: [nome ou razão social do cliente], [CPF ou CNPJ], com endereço em [endereço]. Em [data], o Notificado aprovou, por [WhatsApp, e-mail ou contrato assinado], o orçamento nº [número] para a prestação do serviço de [descrição do serviço], pelo valor total de R$ [valor], a ser pago [forma e datas combinadas]. O serviço foi concluído e entregue em [data], por [meio de entrega], sem qualquer reclamação no ato. [Foi emitida a nota fiscal nº [número] em [data].] Até a presente data, não foi paga a quantia de R$ [valor], vencida em [data]. Assim, fica o Notificado constituído em mora, nos termos do art. 397 do Código Civil, e NOTIFICADO a efetuar o pagamento de R$ [valor atualizado], acrescido de [multa e juros previstos no contrato ou os legais], no prazo de [10 (dez)] dias corridos contados do recebimento desta, até [data-limite], por meio de [Pix, chave ou conta]. Caso já tenha efetuado o pagamento, solicita-se o envio do comprovante. O Notificante permanece à disposição para avaliar proposta de parcelamento por escrito no mesmo prazo. Decorrido o prazo sem pagamento ou acordo, o Notificante poderá adotar as medidas legais cabíveis para o recebimento do crédito, entre elas o protesto do título ou documento de dívida e a cobrança judicial, com os acréscimos legais. [Cidade], [data]. [Assinatura].
Três escolhas do modelo que fazem diferença:
- "Sem qualquer reclamação no ato" amarra a entrega à aceitação. Se o cliente depois alegar defeito, cabe a ele explicar por que não reclamou antes.
- Prazo em dias e data-limite escritos juntos evitam discussão sobre quando o prazo acaba.
- A porta para o acordo não é gentileza: é o caminho mais comum para receber, e um acordo assinado pelo cliente vale mais do que a própria notificação, como você verá adiante.
Juros, correção e multa: o que pode entrar no valor
Só cobre o que tem base. Multa existe se estiver no contrato ou no orçamento aprovado; sem cláusula, não há multa a cobrar, e o guia de cláusula de multa em contrato de serviço mostra como prevê-la nos próximos trabalhos. Juros e correção podem vir do contrato ou, se ele for omisso, da lei: desde a Lei 14.905/2024, a correção sem índice combinado segue o IPCA (Código Civil, art. 389, parágrafo único) e os juros sem taxa combinada seguem a taxa legal, que é a Selic deduzido o IPCA (art. 406, § 1º). A taxa muda todo mês, então não copie um percentual fixo de outro modelo: calcule com a taxa do período ou informe o principal e deixe escrito que os acréscimos legais serão calculados até o pagamento.
O que não escrever
Quando o cliente é consumidor, a lei é dura com a forma da cobrança:
CDC, art. 42: Na cobrança de débitos, o consumidor inadimplente não será exposto a ridículo, nem será submetido a qualquer tipo de constrangimento ou ameaça.
E o art. 71 do CDC tipifica como crime, com detenção de três meses a um ano e multa, a cobrança com ameaça, coação, afirmações falsas ou que interfira no trabalho, descanso ou lazer do consumidor. Na prática, fique longe de:
- Ameaças vagas ("vou acabar com o seu nome", "você vai se arrepender").
- Avisar que vai contar a outros clientes, ao chefe ou à família, ou postar a dívida em rede social ou grupo.
- Anunciar medida que você não pode ou não pretende tomar, como "prisão por dívida".
- Cobrar valor que não é devido. O consumidor cobrado em quantia indevida que paga o excesso tem direito a receber em dobro, salvo engano justificável (CDC, art. 42, parágrafo único).
Mesmo quando o cliente é empresa e o CDC não se aplica, o tom objetivo é o que funciona: uma notificação agressiva vira prova contra quem a escreveu.
Como enviar e provar que o cliente recebeu
A notificação só produz efeito se você conseguir provar que o cliente a recebeu. Nenhuma lei exige cartório para ela valer; o cartório é uma forma de prova, não um requisito de validade. Escolha o meio pelo tamanho da dívida e pela chance de o cliente negar o recebimento.
Meio de envio x prova que ele gera
| Meio de envio | O que prova | Quando usar | Cuidado | |
|---|---|---|---|---|
| Envio e, com os dois tiques azuis ou resposta, a leitura | Cliente que conversa por lá e dívida pequena | Mande o PDF, não só o texto, e guarde a conversa inteira. Confirmação de leitura pode estar desligada. | ||
| Envio e, com resposta ou confirmação de leitura, o recebimento | Cliente empresa, que se comunica por e-mail | Use o e-mail que aparece no contrato, no orçamento ou na nota fiscal. | ||
| Carta com aviso de recebimento (AR) | Entrega no endereço, com data e assinatura de quem recebeu | A maioria dos casos: custo baixo e prova física | O AR prova a entrega do envelope, não o conteúdo. Guarde uma cópia idêntica e o comprovante de postagem. | |
| Entrega em mãos | Ciência, se o cliente assinar a cópia com data | Cliente com endereço comercial acessível | Se ele se recusar a assinar, duas testemunhas podem declarar a entrega e a recusa. | |
| Cartório de Registro de Títulos e Documentos | Entrega e conteúdo, por certidão do oficial | Valor alto ou cliente que costuma negar o que recebeu | É a opção mais cara. Registrar sem pedir a notificação não comunica ninguém. |
Uma combinação comum e barata é mandar o PDF por WhatsApp ou e-mail no mesmo dia e a carta com AR em seguida. O prazo conta do primeiro recebimento que você consegue provar. Quem se recusa a receber não ganha tempo, desde que a recusa fique registrada.
Qual prazo dar ao cliente
Para cobrança de valor vencido, não existe prazo fixado em lei para a notificação. O prazo que o gerador do GeraContratos sugere para cobrança de dívida é de 10 dias, e ele funciona bem para a maioria dos serviços: tempo suficiente para o cliente organizar o pagamento, curto o bastante para não empurrar o problema.
Três regras práticas:
- Conte do recebimento, não da data do documento. Carta datada de um dia e recebida uma semana depois deixa o cliente com um prazo menor do que o escrito.
- Escreva a unidade por extenso: 10 (dez) dias corridos. No silêncio, a contagem segue o Código Civil, em dias corridos.
- Se o contrato prevê prazo de aviso, respeite-o. Prazo do contrato vale sobre o seu.
O guia sobre o prazo da notificação extrajudicial mostra como contar o último dia e o que acontece quando o prazo dado é curto demais.
O que fazer se o cliente não pagar no prazo
Venceu o prazo sem pagamento e sem resposta. Os caminhos abaixo não são excludentes, e a ordem mais comum vai do mais barato para o mais caro.
Os próximos passos depois da notificação
Tentar o acordo por escrito
Se o cliente responder pedindo prazo, formalize o parcelamento num termo de confissão de dívida assinado por ele. Com a assinatura de duas testemunhas, o documento vira título executivo extrajudicial (CPC, art. 784, III), e a assinatura do devedor reconhecendo a dívida interrompe a prescrição (Código Civil, art. 202, VI).
Protestar em cartório
O protesto prova a inadimplência de obrigação originada em títulos e outros documentos de dívida (Lei 9.492/97, art. 1º). Empresa prestadora de serviço pode emitir fatura e duplicata de serviço (Lei 5.474/68, art. 20), que é título protestável. O tabelionato avisa quais documentos aceita.
Incluir em cadastro de inadimplentes
Quando cabível, por meio de empresa conveniada ao birô de crédito. A comunicação prévia ao devedor cabe ao órgão mantenedor do cadastro (Súmula 359 do STJ; CDC, art. 43, § 2º).
Ir ao Juizado Especial Cível
Para causas de até 40 salários mínimos (Lei 9.099/95, art. 3º, I). Até 20 salários mínimos, as partes podem comparecer pessoalmente, e acima disso a assistência de advogado é obrigatória (art. 9º).
Ação monitória ou execução
Com prova escrita sem força de título, como orçamento aprovado por mensagem e nota fiscal, cabe ação monitória (CPC, art. 700). Com título executivo, como a confissão de dívida com duas testemunhas, cabe execução direta.
Dois detalhes que a maioria dos guias deixa de fora. Primeiro, nem toda empresa pode entrar com ação no Juizado Especial: como autoras, a Lei 9.099/95 admite pessoas físicas capazes, microempreendedores individuais, microempresas e empresas de pequeno porte, entre poucos outros (art. 8º, § 1º). Uma empresa fora dessas categorias vai para a Justiça comum. Segundo, na monitória o juiz, sendo evidente o direito, manda o devedor pagar em 15 dias com honorários de 5% do valor da causa; se ele não pagar nem se defender, o mandado se converte em título executivo judicial (CPC, art. 701, caput e § 2º).
O acordo costuma ser o caminho mais rápido para receber. Se o cliente aceitou parcelar, o termo de confissão de dívida registra o valor reconhecido, as parcelas e o que acontece se uma delas atrasar. E o guia de como cobrar uma dívida entre particulares compara os caminhos judiciais com mais detalhe.
A notificação não segura o prazo de prescrição
Enviar a notificação não pausa nem reinicia o prazo que você tem para cobrar na Justiça. O Código Civil lista de forma fechada o que interrompe a prescrição, e a notificação do credor não está entre as hipóteses:
Código Civil, art. 202: A interrupção da prescrição, que somente poderá ocorrer uma vez, dar-se-á: (...) III, por protesto cambial; (...) VI, por qualquer ato inequívoco, ainda que extrajudicial, que importe reconhecimento do direito pelo devedor.
Os prazos que mais aparecem para quem presta serviço:
- 5 anos para cobrar dívida líquida que consta de instrumento público ou particular, como um contrato ou orçamento assinado (Código Civil, art. 206, § 5º, I).
- 5 anos para profissionais liberais cobrarem honorários, contados da conclusão do serviço ou do fim do contrato (art. 206, § 5º, II).
- Interrompem o prazo, uma única vez: o protesto de título de crédito, como a duplicata de serviço (inciso III), e o reconhecimento da dívida pelo cliente, como a confissão de dívida assinada (inciso VI).
Se a dívida está perto de prescrever, não gaste o tempo que sobra esperando o prazo da notificação. Converse com um advogado sobre o caminho que interrompe a prescrição no seu caso.
Cliente pessoa física ou empresa: o que muda
A mesma notificação serve para os dois, mas algumas regras mudam:
- Cliente consumidor (pessoa física ou empresa que usa o serviço como destinatária final): valem os arts. 42, 42-A e 71 do CDC sobre a forma da cobrança, e os dados do fornecedor precisam constar do documento. Se ele alegar defeito no serviço, a discussão também segue o CDC.
- Cliente empresa que usa o serviço na própria atividade: em regra a relação é civil ou empresarial, sem CDC. A notificação pode ir para a sede, aos cuidados do responsável que contratou, e com cópia para o e-mail financeiro. A duplicata de serviço costuma ser o caminho mais natural para protesto.
- Você como credor: MEI, microempresa e empresa de pequeno porte podem usar o Juizado Especial; empresas maiores, não (Lei 9.099/95, art. 8º, § 1º). Pessoa física que presta serviço sem CNPJ também pode.
Para evitar que o próximo atraso chegue sem prova, vale definir prazo, forma de pagamento e multa desde o início. O guia sobre prazo de pagamento na prestação de serviço mostra como escrever essas condições no contrato.
Perguntas frequentes
Preciso registrar a notificação em cartório para ela valer?
Não. Nenhuma lei exige cartório para a notificação extrajudicial de cobrança valer. O cartório de Registro de Títulos e Documentos é um meio de prova do envio e do conteúdo. Carta com AR, e-mail ou WhatsApp também servem, desde que você consiga provar que o cliente recebeu.
Posso notificar o cliente pelo WhatsApp?
Pode, e muitas vezes é o meio mais rápido. Envie o documento em PDF, guarde a conversa inteira exportada e, se o valor for relevante, mande também uma carta com AR. As reproduções eletrônicas fazem prova se a outra parte não impugnar a exatidão delas (Código Civil, art. 225).
Serviço combinado só por WhatsApp, sem contrato, pode ser cobrado?
Pode. O orçamento aprovado por mensagem, a nota fiscal e a prova de entrega demonstram o acordo e o serviço feito. Sem assinatura com duas testemunhas, esse conjunto não é título executivo, mas serve como prova escrita para ação de cobrança ou ação monitória (CPC, art. 700).
A notificação coloca o cliente em mora?
Depende. Se havia data de pagamento, ele já está em mora desde o vencimento, sem precisar de aviso (Código Civil, art. 397, caput). Se não havia data combinada, é a notificação que constitui a mora (parágrafo único do mesmo artigo).
Posso cobrar multa se o contrato não previa?
Não. Multa depende de previsão no contrato ou no orçamento aceito. O que a lei garante sem cláusula são juros de mora, atualização monetária e, quando houver processo, honorários de advogado (Código Civil, arts. 389 e 395).
Quantos dias devo dar para o cliente pagar?
Não há prazo legal para cobrança de dívida vencida. Dez dias corridos, contados do recebimento, é o padrão usado por muitos prestadores e o sugerido pelo gerador do GeraContratos. Respeite o prazo do contrato, se houver.
A notificação impede a dívida de prescrever?
Não. A notificação enviada pelo credor não interrompe a prescrição (Código Civil, art. 202). Interrompem, por exemplo, o protesto cambial e o reconhecimento da dívida pelo devedor, como uma confissão de dívida assinada.
Posso negativar o cliente depois da notificação?
Quando cabível, sim, por meio de empresa conveniada a um birô de crédito. A comunicação prévia ao devedor sobre a inscrição é feita pelo órgão que mantém o cadastro (Súmula 359 do STJ).
Este guia tem caráter informativo e cita o texto oficial das leis mencionadas, conferido no Planalto. O GeraContratos é um gerador de documentos: não presta consultoria jurídica e não garante o recebimento do valor. Em dívida alta, com prescrição perto do fim ou com o cliente contestando o serviço, vale ouvir um advogado antes de enviar.